Artikelen

Op deze pagina vind je alle blogs en artikelen van DossierFlow.

Soepeler besluitvormingsproces? Zo zorg je voor meer betrokkenheid en volledige dossiers!

Dat een besluitvormingsproces uitdagend kan zijn, weten we allemaal. Zeker als er veel stakeholders bij betrokken zijn, het proces lang duurt, en er veel vergaderingen en bijbehorende documenten zijn.   Twee uitdagingen die we in meer of mindere mate bij vrijwel elke organisatie tegenkomen:

Lees verder

Governance en besluitvorming: de uitdagingen bij complexe organisaties

Besluitvorming en het proces daaromheen kan behoorlijk complex zijn, zeker bij grotere organisaties. DocWolves helpt zulke organisaties al jarenlang bij hun besluitvorming. Ooit begon dat met papierloos vergaderen en OurMeeting. Inmiddels ondersteunen we bij het gehele besluitvormingsproces van idee tot besluit en hebben we ook DossierFlow geïntroduceerd. Onze missie is om het gehele proces vanaf de conceptie van het idee tot aan de fase waar het besluit overgaat in uitvoering smart digitaal te ondersteunen. Daar zien we een uitdaging: de governance binnen organisaties.

Lees verder

Gebruik DossierFlow voor een soepel besluitvormingsproces

Besluitvorming kan een complex en tijdrovend proces zijn, zowel voor de inhoudelijk betrokkenen, als de procesbewakers zoals de bestuurssecretaris. Wat nou als dat proces helder en duidelijk is vastgelegd voor iedereen, elke beslissing vloeiend wordt genomen en waarin iedereen gemakkelijk en naadloos samenwerkt? Dat kan met DossierFlow.  Wat maakt DossierFlow uniek?  DossierFlow zorgt voor een digitale ondersteuning van het volledige besluitvormingsproces. Dat begint met het samenstellen van een dossier, dat gecontroleerd wordt op juistheid en volledigheid, vervolgens op de agenda van een overleg terecht komt en uiteindelijk gereed is om uit te voeren.   Onderweg werken verschillende mensen samen, zowel degenen die inhoudelijk betrokken zijn als ook de personen die het proces managen. Bovendien hebben alle betrokkenen op elk moment inzicht in de status van een dossier.

Lees verder

Van OurMeeting naar DossierFlow

Al sinds 2010 houden we ons bezig met efficiënt vergaderen. Met OurMeeting hebben we ons gefocust op het automatiseren en stroomlijnen van vergaderprocessen. Onze innovatieve vergader-app heeft vele organisaties in Nederland geholpen om vergaderingen efficiënt en inzichtelijk te maken.   Toch realiseerden we ons al snel dat het niet alléén om vergaderen gaat. De voorbereiding van vergaderingen en besluiten is meestal complex, soms chaotisch en vaak tijdrovend. DossierFlow helpt daarbij en biedt vanaf de start tot het einde van het besluitvormingsproces ondersteuning. 

Lees verder

Auditlog

Een auditlog is een logboek waarin alle wijzigingen in vergaderingen worden geregistreerd. De auditlog kan worden gebruikt om te volgen wie wat heeft gedaan in een vergadering:

  • Datum en tijd van de wijziging
  • Gewijzigd object
  • Gewijzigde waarde
  • Gebruiker die de wijziging heeft aangebracht

De auditlog voldoet uiteraard aan de volgende eisen:

  • AVG: De auditlog kan worden gebruikt om te voldoen aan de AVG-vereiste om een register bij te houden van alle verwerkingsactiviteiten.
  • Bedrijfsrekenschap: De auditlog kan worden gebruikt om te voldoen aan de eisen van bedrijfsrekenschap voor het bijhouden van wijzigingen in documenten.
  • Regelgeving voor overheidsorganisaties: De auditlog kan worden gebruikt om te voldoen aan de regelgeving voor overheidsorganisaties voor het bijhouden van wijzigingen in documenten.

Beveiliging van vergaderingen

De beveiliging helpt om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot de vergaderingen door middel van:

  • Versleuteling: Alle vergaderingen worden versleuteld met AES-256-encryptie.
  • Rollen en rechten: De toegang tot vergaderingen wordt beheerd via rollen en rechten.
  • Inlogbeveiliging: De app biedt inlogbeveiliging met wachtwoorden, tweefactorauthenticatie en single sign-on.

Registratie van vergaderingen

De registratie van vergaderingen is een belangrijke vereiste voor veel organisaties. De registratie helpt om de vergaderingen te documenteren en om ervoor te zorgen dat de besluiten die tijdens de vergaderingen worden genomen, worden vastgelegd.

Dossierflow biedt deze mogelijkheden voor de registratie van vergaderingen:

  • Automatische registratie: Alle vergaderingen worden automatisch geregistreerd, inclusief de agenda, de deelnemers, de notulen en de actiepunten.
  • Handmatige registratie: Je kunt vergaderingen ook handmatig registreren, bijvoorbeeld als de vergadering niet via de app wordt gehouden.
  • Opslag van vergaderingen: De vergaderingen worden opgeslagen in de cloud, zodat je ze altijd en overal kunt openen.