Artikelen

DossierFlow zorgt voor:

Besluitvorming binnen organisaties is vaak een arbeidsintensieve bezigheid. Niet alleen voor degenen die moeten uitvoeren, maar juist ook voor degene die verantwoordelijk is om het te managen. Hoe blijf je compliant met de afspraken die er zijn gemaakt.

Vaak is de governance vastgelegd in een handboek. Maar of daar ook echt naar gehandeld wordt is niet altijd duidelijk.

De praktijk is weerbarstig en de collega’s zijn creatief. DossierFlow helpt organisaties bij het proces van besluitvorming. On the fly wordt het dossier rond een bepaald thema door de organisatie geloodst. Onderweg gaat er geen informatie verloren. Voor alle betrokkenen is de taak die zij moeten doen duidelijk. Als je er voor zorgt dat jouw werklijst leeg is aan het einde van de dag, dan vorm jij geen blokkade in het hele proces.

Ook de aansluiting met de vergaderoplossing maakt het plannen eenvoudig. De secretaris van de vergadering wordt op tijd geïnformeerd over aanstaande dossiers die mogelijk op een agenda geplaatst moeten worden.

Dossierflow is met de markt ontwikkeld vanuit een diepgaande kennis van besluitvormingsprocessen. Die gezamenlijke ervaring is duidelijk merkbaar.

Onze tevreden klanten

Het besluitvormingsproces

Creatie

Samenwerken

Keuren

Besluiten

Uitvoering

Het besluitvormingsproces start met het samenstellen van een dossier. Dit houdt in, dat de juiste documenten rond een thema in een digitaal dossier verzameld worden. Mogelijk dat je een document nog moet schrijven. Ook dat kan binnen Dossierflow met de meegeleverde intuïtieve teksteditor. Deze zorgt voor een passend document met een juiste opmaak.

Een besluit op een dossier komt er dus niet zomaar. Bij formele besluitvorming is het belangrijk dat het dossier volledig is, de documenten inhoudelijk juist zijn en weergegeven in de huisstijl, voordat alle verplichte stappen zijn doorlopen. Om dat voor elkaar te krijgen is samenwerking tussen verschillende mensen nodig. 

Door dit via Dossierflow te doen, worden alle betrokken deelnemers automatisch door de processtappen geleid. Hiervoor worden ze tijdens het proces maximaal ondersteund. Denk aan de inzet van voorleggers, (standaard) bijlagen, maar ook een tijdsplanning vooraf met bijvoorbeeld een automatische reservering in de agenda van een komend overleg.

Is het dossier compleet dan volgt het accorderen door de daarvoor aangewezen personen. Het is dus vooraf gekeurd op juistheid en volledigheid voordat het op een overleg terecht komt. Dat scheelt veel tijd en frustratie. Het dossier moet vaak langs een reeks van overleggen. Bijvoorbeeld van RvB naar Directie naar MT naar OR en tot slot naar de RvT.

In het overleg wordt er besloten over de voorstellen in het dossier. Daarbij is het van belang dat alle deelnemers de juiste informatie beschikbaar hebben. Vooraf wordt het dossier op de agenda van het overleg geplaatst en voor de vergaderdeelnemers beschikbaar gesteld in de vergaderApp. Zodoende kunnen zij zich goed voorbereiden en verloopt het overleg soepel.

Tot slot wordt het formele besluit na het overleg in het dossier vastgelegd.  Op die manier is er altijd overzicht en kun je op elk moment terugkijken wat precies de status van het dossier is en waarom. Na het formele besluit is het dossier binnen Dossierflow afgerond en volgt de stap om het besluit uit te voeren binnen de organisatie.

Zoals je ziet maakt Dossierflow het besluitvormingsproces overzichtelijk en efficiënt voor iedere rol binnen het proces. Het is na het nemen van het besluit klaar voor de uitvoering.

Wil je dat ook voor jouw organisatie, of wil je meer weten over de mogelijkheden? Neem dan contact met ons op, want we helpen je graag.

Wie zijn er betrokken bij de besluitvorming?

Beleidsontwikkeling en bestuur in dit digitale tijdperk, vraagt om een flexibele oplossing, die eenvoudig werkt, consequent is, aanpasbaar is aan de wens van het moment, maar die ook grip geeft op de snelle en soms wispelturige ontwikkeling van beleidsplannen. 

Bepaalde stappen binnen een besluitvormingstraject gaan met de hand en zijn inefficiënt. Denk aan een e-mail met akkoord op het besluit en het bijhouden daarvan in Excel. Bovendien ligt de kennis om alles in goede banen te leiden meestal bij één persoon: de bestuurssecretaris.

Door te werken met Dossierflow weet de bestuurssecretaris waar het dossier op de agenda in de organisatie staat om behandeld te worden. Ook is in 1 oogopslag te zien of het is aangenomen of verworpen. Mocht het proces ergens haperen, dan weet hij of zij welke acties er ondernomen moeten worden en wie daarvoor verantwoordelijk is.

Keurders zijn verantwoordelijk voor goedkeuring. Zij krijgen automatisch een mail met een link als er een actie nodig is en zien alle te keuren dossiers in hun werklijst. Dit zorgt voor overzicht en maakt een dossier makkelijk te vinden. Ook zij kunnen de status volgen en zijn direct op de hoogte als er een besluit wordt genomen. 

Als Portefeuillehouder ontvang je een dossier ter goedkeuring. Deze is al inhoudelijk gecontroleerd op volledigheid door een afdelingsmanager. Als portefeuillehouder ben je nu goed op de hoogte om het onderwerp verwoord in het dossier te verdedigen om de komende directie/bestuursvergadering.

Als alle benodigde stappen binnen Dossierflow zijn doorlopen, dan zien de vergaderdeelnemers het dossier op de agenda staan. Ze weten dat alle informatie compleet en compliant is om tot de besluitvorming te komen. Bovendien hebben ze makkelijk toegang tot en inzicht in het inhoudelijke dossier via de handige vergaderapp.

Vaak zijn er nog andere deelnemers betrokken bij een dossier. Denk bijvoorbeeld aan de Ondernemingsraad (OR). Ook zij krijgen toegang tot Dossierflow, met de rechten die horen bij de rol die zij hebben in het besluitvormingsproces.

Voordelen voor een beleidsmedewerker

Voordelen voor een bestuurssecretaris

Voordelen voor keurder

Voordelen voor een portefeuillehouder

Voordelen voor een vergaderdeelnemer

Beleidsontwikkeling en bestuur in dit digitale tijdperk vraagt om een flexibele oplossing, die eenvoudig werkt, consequent is, aanpasbaar is aan de wens van het moment, maar die ook grip geeft op de snelle en soms wispelturige ontwikkeling van beleidsplannen. Als beleidsmedewerker heb je goed digitaal gereedschap nodig om de aan jou toegewezen dossiers te kunnen samenstellen en te kunnen volgen.

Bepaalde stappen binnen een besluitvormingstraject gaan nog met de hand en zijn inefficiënt. Denk aan een e-mail met akkoord op het besluit en het bijhouden daarvan in Excel. Bovendien ligt de kennis om alles in goede banen te leiden meestal bij één persoon: de bestuurssecretaris.

Door te werken met Dossierflow weet de bestuurssecretaris waar het dossier op de agenda in de organisatie staat om behandeld te worden. Ook is in 1 oogopslag te zien of het is aangenomen of verworpen. Mocht het proces ergens haperen, dan weet hij of zij welke acties er ondernomen moeten worden en wie daarvoor verantwoordelijk is.

Keurders zijn verantwoordelijk voor goedkeuring. Zij krijgen automatisch een mail met een link als er een actie nodig is en zien alle te keuren dossiers in hun werklijst. Dit zorgt voor overzicht en maakt een dossier makkelijk te vinden. Ook zij kunnen de status volgen en zijn direct op de hoogte als er een besluit wordt genomen. 

Als Portefeuillehouder ontvang je een dossier ter goedkeuring. Deze is al inhoudelijk gecontroleerd op volledigheid door een afdelingsmanager. Als portefeuillehouder ben je nu goed op de hoogte om het onderwerp verwoord in het dossier te verdedigen om de komende directie/bestuursvergadering.

Als alle benodigde stappen binnen Dossierflow zijn doorlopen, dan zien de vergaderdeelnemers het dossier op de agenda staan. Ze weten dat alle informatie compleet en compliant is om tot de besluitvorming te komen. Bovendien hebben ze makkelijk toegang tot en inzicht in het inhoudelijke dossier via de handige vergaderapp.

Vaak zijn er nog andere deelnemers betrokken bij een dossier. Denk bijvoorbeeld aan de Ondernemingsraad (OR). Ook zij krijgen toegang tot Dossierflow, met de rechten die horen bij de rol die zij hebben in het besluitvormingsproces.

Voordelen vergaderapp

Vorige slide
Volgende slide

Uitgelichte features

Overzichtelijkheid

Effectiever, aangenamer en makkelijker

Dossierflow heeft voor de vergaderdeelnemer een gebruiksvriendelijke en overzichtelijke vergaderApp waarmee je gemakkelijk vergaderingen kunt plannen, bijwonen en beheren. De app biedt een aantal functies die de voorbereiding van vergaderingen voor de vergaderdeelnemer vergemakkelijken.

Agenda’s

De app biedt een overzichtelijke agendaweergave waarin je alle vergaderingen kunt zien die op de planning staan. Je kunt de agenda filteren op datum, tijd, locatie of onderwerp.

Oproeplijsten

Dossierflow biedt voor de organisator een overzichtelijke oproeplijstweergave waarin je alle deelnemers aan een vergadering kunt zien. Je kunt de oproeplijst filteren op rol, functie of afdeling.

Notulen

Dossierflow biedt een overzichtelijke notulenweergave waarin je alle notulen van vergaderingen kunt zien. Je kunt de notulen filteren op datum, tijd of onderwerp.

Dossierflow ondersteunt bij het behouden van overzicht, het waarborgen van transparantie, en het stimuleren van betrokkenheid en faciliteren van samenwerking tijdens het besluitvormingsproces.  

Rollen en Rechten

Rechten die horen bij een rol

Dossierflow biedt een aantal verschillende rollen en rechten waarmee je de toegang tot vergaderingen kunt beheren. De volgende rollen zijn beschikbaar:

  • Organisator: De organisator is de persoon die de vergadering plant en beheert.
  • Gastheer: De gastheer is de persoon die de vergadering start en eindigt.
  • Deelnemer: De deelnemer is de persoon die de vergadering bijwoont.

 

De volgende rechten zijn beschikbaar:

  • Plannen: De organisator heeft het recht om vergaderingen te plannen.
  • Bijwonen: De deelnemer heeft het recht om vergaderingen bij te wonen.
  • Beheren: De organisator heeft het recht om vergaderingen te beheren, zoals het wijzigen van de agenda, het toevoegen of verwijderen van deelnemers en het delen van notulen.

 

Door gebruik te maken van de overzichtelijkheidsfuncties en rollen en rechten van Dossierflow, kun je vergaderingen gemakkelijker plannen, bijwonen en beheren.

Agenda

Essentiële functies

De agenda is een essentieel onderdeel van elke vergadering. Het helpt om de vergadering gericht te houden en ervoor te zorgen dat alle belangrijke onderwerpen worden besproken.

Dossierflow biedt een aantal functies die het maken en beheren van agenda’s gemakkelijker maken. Je kunt bijvoorbeeld:

  • Een agenda maken van scratch of een van de beschikbare sjablonen gebruiken.
  • Agenda-items toevoegen, wijzigen of verwijderen.
  • Agenda-items prioriteit geven of markeren als belangrijk.
  • Agenda’s delen met andere deelnemers.

Sjablonen

Vooraf gedefinieerd

Dossierflow biedt een aantal vooraf gedefinieerde sjablonen die je kunt gebruiken om snel een agenda te maken. De sjablonen zijn onderverdeeld in verschillende categorieën:

  • Standaard vergaderingen: Deze sjablonen zijn geschikt voor algemene vergaderingen.
  • Projectvergaderingen: Deze sjablonen zijn geschikt voor vergaderingen over projecten.
  • Teamvergaderingen: Deze sjablonen zijn geschikt voor vergaderingen met teamleden.

 

De agenda kan gericht zijn op het bespreken van drie belangrijke onderwerpen. De agendapunten zijn geprioriteerd op basis van hun belangrijkheid. De pauzes zijn inbegrepen om de deelnemers te laten ontspannen en opnieuw op te laden.

Door gebruik te maken van de agenda en sjablonen van Dossierflow, kun je vergaderingen gemakkelijk en veilig plannen en beheren.

Compliancy

De Compliancy-functie van Dossierflow helpt je om te voldoen aan de wet- en regelgeving die van toepassing is op jouw organisatie.

  • Registratie van vergaderingen: Alle vergaderingen worden automatisch geregistreerd, inclusief de agenda, de deelnemers, de notulen en de actiepunten.
  • Beveiliging van vergaderingen: De vergaderingen zijn beveiligd met versleuteling en toegang wordt beheerd via rollen en rechten.
  • Auditlog: Alle wijzigingen in vergaderingen worden gelogd, zodat je kunt volgen wie wat heeft gedaan.

Deze mogelijkheden helpen je om te voldoen aan de volgende wet- en regelgeving:

  • AVG: De registratie van vergaderingen en de beveiliging van de vergaderingen helpen je om te voldoen aan de AVG.
  • Bedrijfsrekenschap: De registratie van vergaderingen en de auditlog helpen je om te voldoen aan de eisen van bedrijfsrekenschap.
  • Regelgeving voor overheidsorganisaties: De registratie van vergaderingen en de beveiliging van de vergaderingen helpen je om te voldoen aan de regelgeving voor overheidsorganisaties.

 

Artikelen

Soepeler besluitvormingsproces? Zo zorg je voor meer betrokkenheid en volledige dossiers!

Dat een besluitvormingsproces uitdagend kan zijn, weten we allemaal. Zeker als er veel stakeholders bij betrokken zijn, het proces lang duurt, en er veel vergaderingen en bijbehorende documenten zijn.   Twee uitdagingen die we in meer of mindere mate bij vrijwel elke organisatie tegenkomen:

Lees verder

Governance en besluitvorming: de uitdagingen bij complexe organisaties

Besluitvorming en het proces daaromheen kan behoorlijk complex zijn, zeker bij grotere organisaties. DocWolves helpt zulke organisaties al jarenlang bij hun besluitvorming. Ooit begon dat met papierloos vergaderen en OurMeeting. Inmiddels ondersteunen we bij het gehele besluitvormingsproces van idee tot besluit en hebben we ook DossierFlow geïntroduceerd. Onze missie is om het gehele proces vanaf de conceptie van het idee tot aan de fase waar het besluit overgaat in uitvoering smart digitaal te ondersteunen. Daar zien we een uitdaging: de governance binnen organisaties.

Lees verder

Demo aanvragen

Auditlog

Een auditlog is een logboek waarin alle wijzigingen in vergaderingen worden geregistreerd. De auditlog kan worden gebruikt om te volgen wie wat heeft gedaan in een vergadering:

  • Datum en tijd van de wijziging
  • Gewijzigd object
  • Gewijzigde waarde
  • Gebruiker die de wijziging heeft aangebracht

De auditlog voldoet uiteraard aan de volgende eisen:

  • AVG: De auditlog kan worden gebruikt om te voldoen aan de AVG-vereiste om een register bij te houden van alle verwerkingsactiviteiten.
  • Bedrijfsrekenschap: De auditlog kan worden gebruikt om te voldoen aan de eisen van bedrijfsrekenschap voor het bijhouden van wijzigingen in documenten.
  • Regelgeving voor overheidsorganisaties: De auditlog kan worden gebruikt om te voldoen aan de regelgeving voor overheidsorganisaties voor het bijhouden van wijzigingen in documenten.

Beveiliging van vergaderingen

De beveiliging helpt om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot de vergaderingen door middel van:

  • Versleuteling: Alle vergaderingen worden versleuteld met AES-256-encryptie.
  • Rollen en rechten: De toegang tot vergaderingen wordt beheerd via rollen en rechten.
  • Inlogbeveiliging: De app biedt inlogbeveiliging met wachtwoorden, tweefactorauthenticatie en single sign-on.

Registratie van vergaderingen

De registratie van vergaderingen is een belangrijke vereiste voor veel organisaties. De registratie helpt om de vergaderingen te documenteren en om ervoor te zorgen dat de besluiten die tijdens de vergaderingen worden genomen, worden vastgelegd.

Dossierflow biedt deze mogelijkheden voor de registratie van vergaderingen:

  • Automatische registratie: Alle vergaderingen worden automatisch geregistreerd, inclusief de agenda, de deelnemers, de notulen en de actiepunten.
  • Handmatige registratie: Je kunt vergaderingen ook handmatig registreren, bijvoorbeeld als de vergadering niet via de app wordt gehouden.
  • Opslag van vergaderingen: De vergaderingen worden opgeslagen in de cloud, zodat je ze altijd en overal kunt openen.