Besluitvorming binnen organisaties is vaak een arbeidsintensieve bezigheid. Niet alleen voor degenen die moeten uitvoeren, maar juist ook voor degene die verantwoordelijk is om het te managen. Hoe blijf je compliant met de afspraken die er zijn gemaakt.
Vaak is de governance vastgelegd in een handboek. Maar of daar ook echt naar gehandeld wordt is niet altijd duidelijk.
De praktijk is weerbarstig en de collega’s zijn creatief. DossierFlow helpt organisaties bij het proces van besluitvorming. On the fly wordt het dossier rond een bepaald thema door de organisatie geloodst. Onderweg gaat er geen informatie verloren. Voor alle betrokkenen is de taak die zij moeten doen duidelijk. Als je er voor zorgt dat jouw werklijst leeg is aan het einde van de dag, dan vorm jij geen blokkade in het hele proces.
Ook de aansluiting met de vergaderoplossing maakt het plannen eenvoudig. De secretaris van de vergadering wordt op tijd geïnformeerd over aanstaande dossiers die mogelijk op een agenda geplaatst moeten worden.
Dossierflow is met de markt ontwikkeld vanuit een diepgaande kennis van besluitvormingsprocessen. Die gezamenlijke ervaring is duidelijk merkbaar.
Beleidsontwikkeling en bestuur in dit digitale tijdperk, vraagt om een flexibele oplossing, die eenvoudig werkt, consequent is, aanpasbaar is aan de wens van het moment, maar die ook grip geeft op de snelle en soms wispelturige ontwikkeling van beleidsplannen.
Bepaalde stappen binnen een besluitvormingstraject gaan met de hand en zijn inefficiënt. Denk aan een e-mail met akkoord op het besluit en het bijhouden daarvan in Excel. Bovendien ligt de kennis om alles in goede banen te leiden meestal bij één persoon: de bestuurssecretaris.
Door te werken met Dossierflow weet de bestuurssecretaris waar het dossier op de agenda in de organisatie staat om behandeld te worden. Ook is in 1 oogopslag te zien of het is aangenomen of verworpen. Mocht het proces ergens haperen, dan weet hij of zij welke acties er ondernomen moeten worden en wie daarvoor verantwoordelijk is.
Keurders zijn verantwoordelijk voor goedkeuring. Zij krijgen automatisch een mail met een link als er een actie nodig is en zien alle te keuren dossiers in hun werklijst. Dit zorgt voor overzicht en maakt een dossier makkelijk te vinden. Ook zij kunnen de status volgen en zijn direct op de hoogte als er een besluit wordt genomen.
Als Portefeuillehouder ontvang je een dossier ter goedkeuring. Deze is al inhoudelijk gecontroleerd op volledigheid door een afdelingsmanager. Als portefeuillehouder ben je nu goed op de hoogte om het onderwerp verwoord in het dossier te verdedigen om de komende directie/bestuursvergadering.
Als alle benodigde stappen binnen Dossierflow zijn doorlopen, dan zien de vergaderdeelnemers het dossier op de agenda staan. Ze weten dat alle informatie compleet en compliant is om tot de besluitvorming te komen. Bovendien hebben ze makkelijk toegang tot en inzicht in het inhoudelijke dossier via de handige vergaderapp.
Vaak zijn er nog andere deelnemers betrokken bij een dossier. Denk bijvoorbeeld aan de Ondernemingsraad (OR). Ook zij krijgen toegang tot Dossierflow, met de rechten die horen bij de rol die zij hebben in het besluitvormingsproces.
Beleidsontwikkeling en bestuur in dit digitale tijdperk vraagt om een flexibele oplossing, die eenvoudig werkt, consequent is, aanpasbaar is aan de wens van het moment, maar die ook grip geeft op de snelle en soms wispelturige ontwikkeling van beleidsplannen. Als beleidsmedewerker heb je goed digitaal gereedschap nodig om de aan jou toegewezen dossiers te kunnen samenstellen en te kunnen volgen.
Bepaalde stappen binnen een besluitvormingstraject gaan nog met de hand en zijn inefficiënt. Denk aan een e-mail met akkoord op het besluit en het bijhouden daarvan in Excel. Bovendien ligt de kennis om alles in goede banen te leiden meestal bij één persoon: de bestuurssecretaris.
Door te werken met Dossierflow weet de bestuurssecretaris waar het dossier op de agenda in de organisatie staat om behandeld te worden. Ook is in 1 oogopslag te zien of het is aangenomen of verworpen. Mocht het proces ergens haperen, dan weet hij of zij welke acties er ondernomen moeten worden en wie daarvoor verantwoordelijk is.
Keurders zijn verantwoordelijk voor goedkeuring. Zij krijgen automatisch een mail met een link als er een actie nodig is en zien alle te keuren dossiers in hun werklijst. Dit zorgt voor overzicht en maakt een dossier makkelijk te vinden. Ook zij kunnen de status volgen en zijn direct op de hoogte als er een besluit wordt genomen.
Als Portefeuillehouder ontvang je een dossier ter goedkeuring. Deze is al inhoudelijk gecontroleerd op volledigheid door een afdelingsmanager. Als portefeuillehouder ben je nu goed op de hoogte om het onderwerp verwoord in het dossier te verdedigen om de komende directie/bestuursvergadering.
Als alle benodigde stappen binnen Dossierflow zijn doorlopen, dan zien de vergaderdeelnemers het dossier op de agenda staan. Ze weten dat alle informatie compleet en compliant is om tot de besluitvorming te komen. Bovendien hebben ze makkelijk toegang tot en inzicht in het inhoudelijke dossier via de handige vergaderapp.
Vaak zijn er nog andere deelnemers betrokken bij een dossier. Denk bijvoorbeeld aan de Ondernemingsraad (OR). Ook zij krijgen toegang tot Dossierflow, met de rechten die horen bij de rol die zij hebben in het besluitvormingsproces.
Dossierflow heeft voor de vergaderdeelnemer een gebruiksvriendelijke en overzichtelijke vergaderApp waarmee je gemakkelijk vergaderingen kunt plannen, bijwonen en beheren. De app biedt een aantal functies die de voorbereiding van vergaderingen voor de vergaderdeelnemer vergemakkelijken.
Agenda’s
De app biedt een overzichtelijke agendaweergave waarin je alle vergaderingen kunt zien die op de planning staan. Je kunt de agenda filteren op datum, tijd, locatie of onderwerp.
Oproeplijsten
Dossierflow biedt voor de organisator een overzichtelijke oproeplijstweergave waarin je alle deelnemers aan een vergadering kunt zien. Je kunt de oproeplijst filteren op rol, functie of afdeling.
Notulen
Dossierflow biedt een overzichtelijke notulenweergave waarin je alle notulen van vergaderingen kunt zien. Je kunt de notulen filteren op datum, tijd of onderwerp.
Dossierflow ondersteunt bij het behouden van overzicht, het waarborgen van transparantie, en het stimuleren van betrokkenheid en faciliteren van samenwerking tijdens het besluitvormingsproces.
Dossierflow biedt een aantal verschillende rollen en rechten waarmee je de toegang tot vergaderingen kunt beheren. De volgende rollen zijn beschikbaar:
De volgende rechten zijn beschikbaar:
Door gebruik te maken van de overzichtelijkheidsfuncties en rollen en rechten van Dossierflow, kun je vergaderingen gemakkelijker plannen, bijwonen en beheren.
De agenda is een essentieel onderdeel van elke vergadering. Het helpt om de vergadering gericht te houden en ervoor te zorgen dat alle belangrijke onderwerpen worden besproken.
Dossierflow biedt een aantal functies die het maken en beheren van agenda’s gemakkelijker maken. Je kunt bijvoorbeeld:
Dossierflow biedt een aantal vooraf gedefinieerde sjablonen die je kunt gebruiken om snel een agenda te maken. De sjablonen zijn onderverdeeld in verschillende categorieën:
De agenda kan gericht zijn op het bespreken van drie belangrijke onderwerpen. De agendapunten zijn geprioriteerd op basis van hun belangrijkheid. De pauzes zijn inbegrepen om de deelnemers te laten ontspannen en opnieuw op te laden.
Door gebruik te maken van de agenda en sjablonen van Dossierflow, kun je vergaderingen gemakkelijk en veilig plannen en beheren.
De Compliancy-functie van Dossierflow helpt je om te voldoen aan de wet- en regelgeving die van toepassing is op jouw organisatie.
Deze mogelijkheden helpen je om te voldoen aan de volgende wet- en regelgeving:
Een auditlog is een logboek waarin alle wijzigingen in vergaderingen worden geregistreerd. De auditlog kan worden gebruikt om te volgen wie wat heeft gedaan in een vergadering:
De auditlog voldoet uiteraard aan de volgende eisen:
De beveiliging helpt om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot de vergaderingen door middel van:
De registratie van vergaderingen is een belangrijke vereiste voor veel organisaties. De registratie helpt om de vergaderingen te documenteren en om ervoor te zorgen dat de besluiten die tijdens de vergaderingen worden genomen, worden vastgelegd.
Dossierflow biedt deze mogelijkheden voor de registratie van vergaderingen:
